右腕の育て方。代表の仕事を剥がす「窓口」を作る

代表のそばにいるだけでは、右腕の役割は育ちません。連絡を受けて調整する担当者を決め、周りにも知らせる。代表がしている予定確認や連絡を、一つずつその人へ任せていきましょう。

目次｜押さえたいのは、この3つ

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まず、予定の確認、準備、連絡、調整など、どんな仕事が代表に集まっているかを見ます。全部をまとめて頼む前に、窓口へ渡せるものを選ぶ。代表だけが情報を持ったまま、連絡だけ相手に任せても、結局確認が戻ってきます。

必要な情報も一緒に渡してください。

窓口で進む仕事と、代表へ戻す判断

周りからの連絡この件は窓口へ

窓口で確認情報と判断範囲を持つ

代表へ確認範囲を超える内容だけ整理

この件はこの人へ、という経路を周りにも示します。名前が呼ばれる状態は、名刺や役職だけでは作れません。連絡が届き、確認が進み、相手が安心して頼める経験を重ねること。

代表も、来た連絡を自分ですべて処理せず、窓口の担当者へ転送し、その人から相手へ返事をしてもらってください。

任せた後に、代表への確認が増えているなら、情報や範囲が足りないのかもしれません。窓口の人が何を判断でき、どこから代表へ戻すかを合わせ直す。予定確認や連絡・調整を任せるほど、その担当者は社内外の誰が何をしているかを把握できるようになります。

まず一つの経路から、経験を渡していきましょう。